グレーシアパーク八王子みなみ野では正式に規約細則委員会を2023年に立ち上げました。この委員会を立ち上げたきっかけは、今後マンション居住者の高齢化が予想されるため、マンション管理組合を持続的に運営するために規約の枠組みを見直したことがきっかけでした。

多くのマンションは標準管理規約に合わせて管理規約を作ることが当たり前になっています。グレーシアパーク八王子みなみ野の場合は、むしろこれから先のマンションニーズに合わせて規約を検討されており、標準管理規約も確認しつつも、内容をそのまま利用するわけではなく、マンションに合わせた形で柔軟に取り込んでいます。

グレーシアパーク八王子みなみ野では理事の任期は最長3期までに設定されています。これは少なくとも各区分所有者が役員を2回経験するまではなるべく多くの区分所有者に管理組合の仕事に関わってもらいたいという意向があるからです。その代わり、専門委員会（長期修繕委員会など）で管理組合の永続性を担保できる体制にしており、区分所有者の誰が理事になっても専門委員会でサポートできる体制になっています。

なかなか他のマンション管理組合で専門委員会を立ち上げても上手くいかないケースに関して、グレーシアパーク八王子みなみ野では、輪番で理事になる方々の中から専門的な知識を持っている人がいた場合などに専門委員会へ声がけをされるそうです。つまり輪番制で理事になり、理事会活動もしくはもとより専門的な知識を得ている人は、その後専門委員会へスライドしていくことで、永続的にマンション管理が出来る体制をポジティブな形でグレーシアパーク八王子みなみ野では作り上げられています。

またこれらの活動を前向きに続けていくためには適度なコミュニケーションが必要です。グレーシアパーク八王子みなみ野では年に2回ほど大きなバーベキューを行っており、気軽に住民がそういった場で話ができる場を作っています。そのため枠組みを設けて仕掛けるわけではなく自然とコミュニティが醸成されていくなかで実現されています。

グレーシアパーク八王子みなみ野でのパートナー企業選定のルールは、プロポーザルを掛けて選ぶものの、単純に金額ではなく、しっかりと寄り添ってくれるところを選ぶのが重要なポイントとされています。その際一度はマンションに候補企業が訪れプレゼンを受けるわけですが、管理組合の皆さん曰く現地調査のヒアリングの中身を見れば水準がわかるそうです。また竣工からこれまでどんなパートナー企業と関わりがあるのかについては、しっかりとファイリングされ可視化された状態で保管されています。

マンションの竣工からこれまでの資料を保存する上でも、長期修繕委員会が理事会のように輪番制ではなく永続的にあることは大きな意味があります。グレーシアパーク八王子みなみ野の理事会は輪番制なので、理事の継続性に関しては毎年理事のメンバーが代わるためデメリットがあります。しかし長期修繕委員会が発足してからは、委員会は輪番制ではないため情報がずっと保存できるメリットができました。

グレーシアパーク八王子みなみ野のようにポジティブな管理組合運営かつコミュニティが醸成されていれば、管理会社に頼らずとも永続的なマンション管理が可能になります。さらには規約細則委員会にて今後の区分所有者の高齢化対策として、理事の輪番制や理事になる資格をどうするかを議論されており、2親等までの理事要件を3親等などに緩和することで次の世代につなげやすくすることを模索されています。