災害の日にどんどん専決で決裁でき、しかも後から責任を問われない。そういう設定にこだわるようになったのは、15年ほど前、東日本大震災の日の経験からです。
 
私のマンションは震度5強程度でしたが、渡り廊下などにかなりの被害が出ました。エキスパンションジョイント(EXP-J)が脱落し、緊急にそこを通行止めにするなどの対応が必要になったのです。
 
一方で、平日の昼間だったこともあり、20人近くいる理事のうち、その日のうちに管理事務室に顔を出した理事は2人だけでした。対応したのは、当時2年務めて辞める間際だった理事長の私です。
 
高さ70メートルでEXP-Jが脱落して穴が開いている、という状況では、通行止めのバリケードは必須です。ところが、それを即決できる仕組みがありません。理事会を緊急招集しましたが、理事も皆、職場や自宅で手一杯で、流会となり、何も決議できませんでした。
そこで「人が落ちるよりはよかろう」と、いろいろな緊急対策を理事長の専決で決裁しました。ところが後になって、「それはどういう権限があってやったんですか」とその日現場には顔出ししなかった理事に訊かれたのです。
 
当時は災害対策本部の規定もなく、理事長が何を決めて、何を支出してよいかの定めもありませんでした。標準管理規約に、災害時に理事長が保存行為を行い、そのための支出ができる規定が入ったのは、ずっと後の2016年の改正です。ですから、相手の言っていることも正しいのです。私がしたのは、権限のない専決決裁の積み重ねでした。それでも、震災の日に唯一体を動かした人が報われないのでは困る、と思いました。

規約には、1人の役員が独走しないための安全装置がいくつも組み込まれています。平時には大切な歯止めですが、非常時には、そのまま活動の妨げになります。
 
これを防ぐには、大きな災害の日だけに適用できる規約の条項と、災害の日だけに有効な細則を作ればよい、というのが私の結論でした。そこには、少なくとも次の二つが欠かせません。
 
・理事長だけでなく、代わりの副理事長すら不在で、理事会も成立しない状況でも、物事を進めていける権限の設定
・総会どころか理事会の決議もできない日でも動かせる、専用の会計費目と、その利用権限の設定
 
私のマンションで、理事会の全機能を「災害対策本部長」（理事長とは限りません）に集める、いわば「非常大権」の設定にしたのは、このためです。

管理規約には「防災・災害」の章を設け、第77条で災害対策本部を定めています。大規模災害の発生や、その危険が迫った場合に、組合員から要請があり、役員1名の同意が得られれば、敷地内に災害対策本部を設置できます。役員が1人でもマンションにいれば立ち上げられる、という設定です。
 
本部長には、理事長、副理事長（4人の順番も決めています）、監事、理事の順に就きます。同順位なら最も早く連絡が取れた人がなり、上位の人が来たら交代します。部員は役員、防災・防犯委員会の委員、ブロック当番が務めます。
 
そして、理事長が本部長に就けない間は、規約上の理事長の職務を「本部長」と読み替える条文を置きました。緊急を要する修繕の応急保全措置などがその対象です。
 
一方で、権限を集めっぱなしにはしません。災害対策本部は、発災日を含めて14日後、または理事会が開催された時点で解散します。理事会を緊急招集しても理事の半数以上が集まらない場合に限って、理事会が開けるまで延長できます。理事会が開けない間だけの「非常大権」です。

権限があっても、お金が使えなければ何もできません。規約では、理事長もしくは災害対策本部長が、災害等の緊急時に、総会や理事会の決議によらずに敷地と共用部分の必要な保存行為を行え、そのために必要な支出ができる、と定めました。
 
その財源として、一般会計の収支差を積み立てる「災害等準備会計」を設けています。今では約1億円になりました。支出項目には災害等緊急対策費や、急迫かつ緊急な保存行為の工事費を挙げ、災害の日には総会を開かなくても使えるようにしています。
 
この会計は、災害の日だけのものではありません。総会の決議を経れば、通常は単年度の一般会計でも、長期修繕計画にないものには使えない積立金会計でもない「第三の予算」としても使えます。私のマンションでは、長期修繕計画にない植栽の改善を、数千万円規模の複数年度の計画で実施しましたし、高額な施設のコンバージョンにも充てています。
もう一つが、専有部分への立ち入りです。災害対策本部が設置されている場合に限り、本部長の判断で行う救援のための立ち入りについては、区分所有者は専有部分の通過や立ち入り、救援のための共用部分の一部の破壊などを拒めない、と定めました。それに伴う損害の復旧は、管理組合法人の責任と負担で行います。

規約から委ねられた災害時緊急行動細則では、本部長の権能を、災害対策本部の設置期間中のすべての共用施設の管轄、居住者名簿の管理、専有部への救援立ち入りの判断と実行指示、災害対応に必要な予算執行の承認、と明記しています。細則に定めのない事項は、理事会に代わって災害対策本部の協議で決めます。
 
そして、震災の日の私が一番欲しかった一文がこれです。「災害等に際し災対本部が行う善意の対応は、重大明白な瑕疵がある場合を除き責任追求の対象外とします。」
 
実働の単位は、全515戸を棟と階で22に分けた住戸ブロックです。ブロックごとに2名以上のブロック当番を置き、非常時には安否確認、建物被害の確認、負傷者の一時的な救護、本部からの情報伝達を担います。防災無線もブロックの数だけ用意しました。

実は、災害時緊急行動細則そのものは10年近く前からありました。東日本大震災の教訓を踏まえ、2016年に制定された58ページの大作です。ただ、年月がたつにつれて次のような問題が見えてきました。
 
・制定の趣旨や経過の説明、細則にあたる決まり事、災害対策本部を中心とした震災マニュアルが混在して量が膨大になり、必ずやるべき決まり事がどこなのかが分かりにくい
・58ページの全てが細則なので、1文字の書き換えでも総会が必要になる。そのため制定以来一度も改定されず、規約ではブロック当番の選任を理事会決定事項に改めていたのに、細則では総会決定事項のまま、というずれまで生じていた。
・「できるであろうこと」と「できたらいいな」が混ざっている。たとえば震災時には救護所を設置・運営することになっていたが、医療従事者が常駐しているわけでも、救急用の資材が十分にあるわけでもない。本部の理事もブロック当番も被災者の一人で、災害対応のプロではない。

地震、風水害、火災、救急では、事前に予期できるかどうかも、マンションから避難するのか、在宅で籠城するのかも、公的な助けがどれだけ期待できるのかも違います。1冊の手順書では無理が出ます。
 
・震災：予知も予報もできず、突然起こります。大地震の直後は消防などの公助はほとんど期待できません。ですから居住者向けの第一の目標は「死なない、けがをしない、自分の部屋から火を出さない」。その後の避難は、自宅を避難先とする在宅避難が基本です。
 
・火災：震災と違って消防隊は来ますが、通報から消火活動を始めるまで約10分。この10分で全てが決まります。発見、通報、初期消火、そしてマンションから避難する。逃げずに在宅で籠城する震災とは、行動が正反対になります。
 
・風水害：地震と違って、台風や大雨の襲来は予測できます。だから「早めの判断、考えるより行動」。5日前ぐらいから災害の切迫時まで5段階で行動の目安を決め、荒川が氾濫すれば最大5メートル浸水するという想定に合わせて、低層階の人は事前に外部へ避難し、中高層階の人は在宅避難としています。
 
・救急：災害でなくても毎日起こり得ます。迷ったら＃7119、119番の後は管理室にも連絡、といった命を救う手順です。
 
細則にも、台風の接近など本部設置までは至らない場合に理事長が状況に応じた連絡体制を組めることや、火災のように一刻を争うときは本部長がただちに指名されて全権を集中することを定めています。

こうして2年がかりで、構成を次のように組み替えました。
 
・もと：規約 ― 震災のみを想定した巨大な細則
・いま：規約 ― 災害一般に共通する細則 ― 災害の種類ごとのマニュアル（理事会で制定・変更）
 
細則に残したのは、理事会が開けない間の災害対策本部の規定と、ブロックとブロック当番の設置規定など、必ず守る「決まり事」だけです。具体的な活動の手順は、状況の変化に合わせて臨機応変に直せるよう、防災・防犯委員会が作って理事会が承認するマニュアルに移しました。総会を経なくても、訓練で見つかった改善点をすぐに反映できます。
 
新しい細則は2025年4月の通常総会で承認され、震災編（居住者としての行動／災対本部の運営要領）、火災編、風水害編、救急編のマニュアルを順次整備しました。最後の救急編ができたのが、ちょうど1年前です。

災害の日に必要なのは、「誰が判断し、どのお金で動き、後で誰が守ってくれるのか」が事前に決まっていることです。平時の安全装置を外すのは災害の日だけ、期間も理事会が開けるまで。そう限定すれば、総会での理解も得やすくなります。
 
もう一つ、防災を自治会だけに任せるのは望ましくない、ということも強調しておきます。自治会は加入が任意の団体で、共用部分を管理する権限も、管理組合のお金を使う権限もありません。災害の日に必要な共用部分の通行止めや応急の補修、専有部分への救援立ち入り、居住者名簿の扱いは、どれも管理規約に根拠を持つ管理組合でなければできないことです。標準管理規約でも、防災は管理組合の業務に挙げられています。自治会の役員は輪番や強制で選びにくく、熱心な人が燃え尽きると、担い手ごと消えてしまいます。私のマンションでも自治会は残していますが、防災の権限と財源、ブロック当番の選任は、すべて管理組合の規約と細則の側に置いています。
 
まずは自分のマンションの規約で、理事長も副理事長もいない日に誰が何を決められるのか、確かめてみてください。答えが見つからなければ、そこが最初に手を入れるべき場所です。